הגשה מספר 3

1.    כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס?

ocr - Optical Character Recognition זוהי טכנולוגיה להמרת תמונה, טקסט מודפס וכתב יד שנסרקו על ידי סורק למסמך תמליל ממוחשב. בארגונים ותיקים מאוד ישנם מסמכים רבים אשר מאוכסנים במבנים בצורה מסודרת. מדי פעם יש צורך להגיע למסמך מסוים אך אין דרך מעשית לאתרו. לכן עלה צורך ביצירת ארכיון דיגיטלי על ידי המרת המסמכים המודפסים לקבצים דיגיטליים. המסמכים בארכיון הדיגיטלי יהיו זמינים לעובדים ויתממשקו עם מערכת ניהול המסמכים הארגונית. על מנת לבצע תהליך זה יש ליצור עותק דיגיטלי זהה למקור. ע״י ocr הקבצים הדיגיטליים ישמרו בפורמט תואם iso ולכל מסמך יהיה מזהה חד ערכי.לסיכום, שימוש בOCR יקל עלינו למצוא את המידע הרלוונטי מהדואר הנכנס המודפס.

2.    מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטליים בזרימות עבודה  (work flows) ?

מסמך דיגיטלי הינו קובץ דיגיטלי המכיל מידע ו/או נתונים. סוג הידע הגלום במסמך הוא ידע גלוי. זרימת עבודה (workflow) – תהליך העבודה בתוך הארגון. חשוב לשלב מסמכים דיגיטליים בזרימת העבודה על מנת לייעל ולזרז את תהליכי העבודה בארגון. למשל, מסמך דיגיטלי מאפשר להוסיף חתימה וכך איסוף חתימות הופך להיות תהליך פשוט יותר שלא כרוך בהעברת המסמך בצורה פיזית מאדם לאדם.

3.    מה החשיבות של הגירת תכנים?

תהליך הגירת תכנים - העברת תכנים ממערכת אחת אל מערכת חדשה. תהליך זה נועד על מנת להשען על ידע עבר ולאפשר לארגון להמשיך לעבוד באופן רציף. במידה ולא תתבצע הגירת תכנים, מסמכים רבים יכולים להיפגע וכך העסק יכול להיפגע.

4.    בארגון מסוים הוחלט לצרף אימיילים למערכת ניהול התכנים הארגונית.

4.1.        האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות בלבד או את כל המייל?

לדעתי יש לשמור במערכת את כל המייל משום שלעתים דרך המייל ניתן להשלים מידע שלא התקבל בצרופות. ייתכן כי הקבצים המצורפים יהיו חסרי משמעות או בלתי ניתנים להבנה ללא תוכן המייל.

4.2.        מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?

לדעתי, האדם השולח את המייל אחראי לשמור את המידע במערכת. המוען יכול לתת הרשאות לנמען ואף לעדכן את הצרופות במידה ויש צורך בכך. יחד עם זאת, במידה והנמען עשה שינוי כלשהו במייל אשר נשלח אליו, באחריותו לעדכן זאת במערכת. על כל ארגון להחליט מה המדיניות שלו בנוגע לשמירת מיילים במערכת.